Cartilha do Fornecedor/Parceiro

Código de Ética e Conduta

Revisão: 02                                                          Data: 01/07/2024                             Aprovação: Tabeliã

Sumário. 

1 INTRODUÇÃO.

1.1 NOSSOS SERVIÇOS.

1.2 NOSSAS DIRETRIZES.

1.2.1 NEGÓCIO.. 

1.2.2 VALORES. 

1.2.3 MISSÃO.

1.2.4 POLÍTICA DA QUALIDADE/ORGANIZACIONAL. 

1.3 NOSSO ORGANOGRAMA.

2. DA PRÁTICAS DE NEGÓCIOS.

2.1 DA RELAÇÃO.

2.2 DA REPRESENTAÇÃO LEGAL E GARANTIA DOS CONTRATOS.

2.3 DA QUALIFICAÇÃO DOS FORNECEDORES.

2.4 DO TERMO DE COMPROMISSO LGPD.

3. DOS DIREITOS HUMANOS.

3.1 O COMBATE À DISCRIMINAÇÃO.

3.2 O COMBATE AO TRABALHO ESCRAVO E ILEGAL. 

3.3 A LUTA CONTRA O TRABALHO INFANTIL. 

3.4 ASSÉDIO MORAL E/OU SEXUAL. 

3.5 SAÚDE E SEGURANÇA.

4. DA SUSTENTABILIDADE.

5. CONFIDENCIALIDADE.

6. DÚVIDAS.

7 POLÍTICA DE COMÉRCIO DENTRO DO TABELIONATO.

8 POLÍTICA ANTIFUMO.

9 POLÍTICA DE RESPONSABILIDADE SOCIOAMBIENTAL.

9.1 Objetivos. 

10. POLÍTICA DE COMPLIANCE / PROGRAMA DE INTEGRIDADE.

11. CONTROLE DE REVISÕES.

1 INTRODUÇÃO
 

O Tabelionato de Notas e Protesto de São José, chamado de TSJ daqui por diante, alegra-se em recebê-lo em nosso quadro de fornecedor/Parceiro. Esta Cartilha tem como objetivo apresentar e estabelecer o contexto da organização e nosso sistema de Gestão da Qualidade; nossos princípios éticos, normas de conduta, diretrizes para um bom relacionamento. A nossa reputação e credibilidade são os ativos mais importantes de que dispomos. Os princípios éticos que orientam nossa atuação contribuem para a manutenção da imagem do TSJ como organização sólida e confiável perante nossos clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores em geral. A observância desta cartilha reafirma nossos valores e a missão do TSJ focada na qualidade dos serviços e na segurança jurídica de seus atos. 

 
1.1 NOSSOS SERVIÇOS
 

Reconhecimento de firma | Autenticação de cópias | Escrituras públicas | Procurações | Protesto de títulos.

1.2 NOSSAS DIRETRIZES
 

1.2.1 NEGÓCIO
         

Oferecer soluções notariais e de protesto.

 
1.2.2 VALORES
 

Ética | Credibilidade | Cordialidade | Segurança Jurídica | Responsabilidade socioambiental.

1.2.3 MISSÃO
 

Prestar serviços notariais e de protesto com qualidade e segurança jurídica, primando pela excelência no atendimento.

1.2.4 POLÍTICA DA QUALIDADE/ORGANIZACIONAL 
 

Buscar a excelência na prestação de serviços notariais e de protesto, seguindo a legislação vigente e comprometendo-se com a qualidade no atendimento e a satisfação dos clientes.

1.3 NOSSO ORGANOGRAMA

2. DA PRÁTICAS DE NEGÓCIOS
 

2.1 DA RELAÇÃO
 

Os fornecedores e parceiros são escolhidos de forma imparcial e criteriosa. O TSJ seleciona seus fornecedores e parceiros por seu profissionalismo e sua competência, visando o estabelecimento de relações de confiança, evitando conflitos de interesse ou qualquer forma de favorecimento que possa influenciar a seleção.

Os contratantes obedecem a todos os regulamentos, principalmente no que diz respeito à concorrência livre e justa. O TSJ exige que seus parceiros de negócios, fornecedores e subcontratados utilizem regras ambientais, sociais e éticas e que respeitem nossos valores, portanto o fornecedor e parceiro é responsável por apresentar aos seus subcontratados o presente documento e garantir que todas as diretrizes sejam atendidas.

2.2 DA REPRESENTAÇÃO LEGAL E GARANTIA DOS CONTRATOS
 

O TSJ dá extrema importância e valor a todos os contratos, sejam os firmados com os fornecedores, parceiros ou prestadores de serviços. Os contratos validam os compromissos assumidos e devem ser assinados pelos seus representantes legais.

O fornecedor e parceiro deverá cumprir as obrigações contratuais estabelecidas entre as partes, e respeitar este Código de Ética e Conduta do Tabelionato durante todo o período contratual.

2.3 DA QUALIFICAÇÃO DOS FORNECEDORES

O TSJ avalia todos os fornecedores, com o desempenho de cada serviço prestado, seja mensalmente ou não. Assim, cada nota fiscal gerada ou recibo, haverá os requisitos de avaliação, sendo: qualidade do serviço, agilidade/eficácia, disponibilidade, suporte e outros, variando conforme o serviço prestado.

No final do ano, é realizado a média total da avaliação. Estando o fornecedor na média ou não cumprindo alguns dos requisitos solicitados pelo TSJ, o mesmo será desclassificado.

2.4 DO TERMO DE COMPROMISSO LGPD

O Termo de Compromisso se aplica a todos os prestadores de serviços, terceirizados, conveniados, credenciados, fornecedores e parceiros usuários das Informações e dos Ativos de Tecnologia de Informação e Comunicação do Tabelionato de Notas e Protesto de São Jose. 

Todos na condição de colaborador externo e usuário das Informações e dos Ativos de Tecnologia de Informação e Comunicação pertencentes à serventia, firmarão, por meio de documento, o cumprimento das responsabilidades descritas abaixo, manifestando ciência por escrito.

No termo, os fornecedores/parceiros irão comprometer-se a: 

Preservar a privacidade, confidencialidade, a integridade e a disponibilidade das Informações obtidas durante a vigência da minha relação jurídica com a serventia, mesmo após o seu término; 

Manter sigilo sobre o ambiente da serventia e os ativos de informação fornecidos; 

Manter sigilo sobre informações confidenciais, dados pessoais sensíveis e do negócio da serventia; 

Informar imediatamente ao Encarregado do TSJ para LGPD, Rosiane A. Pinheiro Vargas (tabelionato@tabelionatosj.com.br) a respeito de qualquer falha, incidente ou anormalidade dos ativos de Tecnologia de Informação e Comunicação da serventia; e

Agir de forma responsável em relação aos recursos alocados para o desenvolvimento das suas atividades profissionais. 

Declarando que os Ativos de Tecnologia de Informação e Comunicação de sua propriedade, incluindo os softwares, trazidos por ele para a serventia, será de sua exclusiva responsabilidade. 

Declarando, ainda, ter ciência de que as responsabilidades pela intervenção no fluxo dos dados pessoais subsistem mesmo após o término do tratamento. E por fim, estar ciente de que a violação a este Termo resultará nas medidas legais cabíveis.

3. DOS DIREITOS HUMANOS
 

3.1 O COMBATE À DISCRIMINAÇÃO
 

O combate à discriminação é uma questão fundamental do TSJ, portanto nossos fornecedores e parceiros devem estar empenhados em evitar qualquer forma de discriminação por razões de sexo, idade, estado civil, origem, orientação sexual, raça, etnia e de aptidão física, ou contra membros de organizações sindicais políticas, religiosas ou comerciais.

Ressaltamos que, combatemos o uso de práticas disciplinares que desrespeitem o colaborador e que contrariem os princípios de direitos humanos e das relações de trabalho.

3.2 O COMBATE AO TRABALHO ESCRAVO E ILEGAL
 

Observa-se que o trabalho forçado se refere ao trabalho que está sendo feito sob coação ou ameaça. Já o trabalho ilegal, refere-se aos casos em que uma pessoa que trabalha na empresa não é declarada às autoridades ou registrada como um trabalhador, portanto, o TSJ se abstém de utilizar trabalho forçado ou ilegal e se recusa a trabalhar, ou interrompe imediatamente os trabalhos, com quaisquer fornecedores, parceiros e prestadores de serviços que forcem as pessoas a trabalharem sob pressão ou estresse.

3.3 A LUTA CONTRA O TRABALHO INFANTIL
 

O TSJ compromete-se e solicita a assinatura do fornecedor/parceiro à um termo, para respeitar estritamente a idade mínima para o trabalho em todos os países onde atua. No termo, expõe o cumprimento do disposto no inciso XXXIII, do artigo 7º, da Constituição Federal, que não emprega menor de dezoito anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre e que não emprega menor de dezesseis anos.

Esse compromisso também se aplica às relações do TSJ com entidades terceirizadas.

3.4 ASSÉDIO MORAL E/OU SEXUAL
 

O TSJ não tolera nenhuma forma de assédio moral e/ou sexual e cobramos este compromisso de todos fornecedores e parceiros.

3.5 SAÚDE E SEGURANÇA
 

Respeitamos e promovemos a saúde e segurança no ambiente de trabalho, onde regras de higiene e de segurança são destinadas a proteger a saúde e a segurança dos colaboradores em seu local de trabalho, bem como nos locais de atendimento ao público.

O TSJ se compromete a verificar, dentro da periodicidade definida em lei, a conformidade de suas instalações em matéria de saúde e segurança para seus clientes e colaboradores.

Cobramos este compromisso de todos fornecedores e parceiros.

4. DA SUSTENTABILIDADE
Responsabilidade socioambiental é o conjunto de ações que visam à promoção do comprometimento do TSJ com a preservação do meio ambiente e com a busca por minimizar problemas sociais. Objetivos Além de promover o bem à sociedade e ao planeta como um todo, a responsabilidade socioambiental objetiva a: • Desenvolvimento e motivação da equipe; • Aprimoramento de novos modelos de gestão envolvendo parcerias entre os diversos setores da sociedade; • Atualização de ações socioambientais internas, como reciclagem, redução da utilização de papel e plástico, otimização do uso de energia e água. • Transmitir aos seus colaboradores, clientes e à classe notarial a preocupação do tabelionato com as demandas sociais e ambientais (instituição de valor).

5. CONFIDENCIALIDADE
 

O fornecedor/parceiro tratará confidencialmente todos os documentos, informações confidenciais, dados da empresa, banco de dados e informações que lhe foram fornecidas ou tenha acesso em virtude do exercício de suas atividades junto ao cartório. Caso o fornecedor/parceiro divulgue e/ou reproduza, parcial ou integralmente, qualquer informação privilegiada para o fim diverso do estipulado no contrato de prestação de serviço, o mesmo responderá pelos seus atos, na forma de lei.

 
6. DÚVIDAS
 

As diretrizes deste documento permitem avaliar grande parte das situações e minimizar a subjetividade das interpretações pessoais sobre princípios morais e éticos, mas não detalham necessariamente todas as situações que podem surgir no dia a dia de cada integrante. Assim, em caso de dúvidas na aplicação destas diretrizes você deve procurar a Tabeliã Substituta ou a Tabeliã.

7 POLÍTICA DE COMÉRCIO DENTRO DO TABELIONATO
 

Fica proibido o comércio nas dependências do TSJ (seja por venda direta de produtos ou propaganda dos mesmos por panfletos, folders e flyers). Para os colaboradores, a política é a mesma. Também é proibida a circulação com produtos e materiais de divulgação (catálogos, livros, revistas, etc.).

8 POLÍTICA ANTIFUMO
 

Seguindo a Lei Federal nº 9.294, de 15 de julho de 1996, em seu “Art.2º É proibido o uso de cigarros, cigarrilhas, charutos, cachimbos ou de qualquer outro produto fumígero, derivado ou não do tabaco, em recinto coletivo, privado ou público, salvo em área destinada exclusivamente a esse fim, devidamente isolada e com arejamento conveniente”.

Em seu “§1º Incluem-se nas disposições deste artigo as repartições públicas, os hospitais e postos de saúde, as salas de aula, as bibliotecas, e os recintos de trabalho coletivo e as salas de teatro e cinema”.

Portanto, é proibido fumar nas dependências do TSJ.

9 POLÍTICA DE RESPONSABILIDADE SOCIOAMBIENTAL
 

Responsabilidade socioambiental é o conjunto de ações que visam à promoção do comprometimento do TSJ com a preservação do meio ambiente e com a busca por minimizar problemas sociais.

9.1 Objetivos
Além de promover o bem à sociedade e ao planeta como um todo, a responsabilidade socioambiental objetiva a:

·         Desenvolvimento e motivação da equipe, clientes, fornecedores e parceiros;

·         Aprimoramento de novos modelos de gestão envolvendo parcerias entre os diversos setores da sociedade;

·         Atualização de ações socioambientais internas e externas, como reciclagem, redução da utilização de papel e plástico, otimização do uso de energia e água.

·         Transmitir aos seus colaboradores, clientes, fornecedores e à classe notarial a preocupação do tabelionato com as demandas sociais e ambientais (instituição de valor).

10. POLÍTICA DE COMPLIANCE / PROGRAMA DE INTEGRIDADE
 

O termo compliance tem origem no verbo em inglês to comply, que significa agir de acordo com uma regra, uma instrução interna, um comando ou um pedido, ou seja, compliance é o conjunto de disciplinas para fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da instituição, bem como evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que possa ocorrer. 

Assim sendo, “estar em compliance” é estar em conformidade com leis e regulamentos externos e internos. Portanto, manter a serventia em conformidade significa atender aos normativos dos órgãos reguladores, de acordo com as atividades desenvolvidas, bem como dos regulamentos internos, principalmente aqueles inerentes a sua atividade.

Em conformidade com a Lei nº 12.846/2013 – Lei Anticorrupção – o TSJ considera conduta corruptiva prometer, oferecer ou dar, direta ou indiretamente, vantagem indevida tanto no relacionamento interno como com seus públicos de interesse, bem como, utilizar-se de informações confidenciais para obter qualquer tipo de benefício para si ou outrem.

O TSJ orienta seus colaboradores, fornecedores e clientes a denunciar qualquer conduta ou suspeita de violação da referida Lei e se compromete a investigar, pronta e rigorosamente, essas denúncias. 

Para denúncias, o TSJ dispõe de um canal de Ouvidoria em seu site. Nele poderá expor sua preocupação ou testemunho de possíveis atos que resulte em conflito de interesses ou tentativa de fraude realizados no tabelionato. Alertamos que se a denúncia for relacionada a tabeliã substituta pode ser enviada denúncia diretamente para a tabeliã no e-mail fernanda@tabelionatosj.com.br.

São José/SC, 18 de julho de 2023.

Fernanda Isabel Wissel – Tabeliã

Controle das revisões

Data 01/07/2024 Revisão 03 Atualização

Data 28/08/2023 Revisão 02  Histórico 2ª edição.
Data 18/07/2023 Revisão 01  Histórico Criação